1. Was genau sind Werbungskosten?
Werbungskosten eines Arbeitnehmers sind Aufwendungen oder Ausgaben, die beruflich veranlasst sind. Sie stehen also in unmittelbarem Zusammenhang mit einer nichtselbständigen Tätigkeit. Sämtlichen Arbeitnehmern steht ein jährliches Werbungskostenpauschale in Höhe von 132 Euro zu, welches bereits bei der monatlichen Lohnverrechnung berücksichtigt wird. „Möchten Sie Ihre tatsächlichen Ausgaben, welche im Rahmen der Berufsausübung entstehen und nicht vom Arbeitgeber ersetzt werden absetzen, müssen diese zusammengerechnet das Werbungskostenpauschale von 132 Euro übersteigen“, so AK-Steuerexperte Bernhard Koller: „Erst dann wirken sich die Werbungskosten bei der Arbeitnehmerveranlagung steuermindernd aus.“
2. Was fällt unter das Werbungskostenpauschale?
Folgende, in der Praxis häufig anfallende Werbungskosten, gelten nur dann als steuermindernd, wenn die Ausgaben jährlich mehr als 132 Euro betragen: Arbeitsmittel, Arbeitszimmer, Internetkosten, Telefon, Fachliteratur, Betriebsratsumlage, Aus-, Fortbildungs- und Umschulungskosten oder Sprachkurse, berufliche Fahrt- und Reisekosten, soweit sie nicht vom Arbeitgeber ersetzt werden.
3. Was gilt es, bei Arbeitsmitteln zu berücksichtigen?
Darunter fallen Geräte und Materialien, die für die berufliche Tätigkeit notwendig sind, wie beispielsweise: Büromaterial (Druckerpatronen, Schreibutensilien), Computer, Drucker, Scanner, Druckerpapier oder Werkzeuge. Bei Arbeitsmitteln, die nicht mehr als 400 Euro (ab 2020: 800 Euro) kosten, handelt es sich um sogenannte „geringwertige Wirtschaftsgüter“. Diese können zur Gänze in dem Kalenderjahr abgesetzt werden, in welchem diese angeschafft wurden. Übersteigen die Kosten jedoch die Grenze von 400 Euro, können Arbeitnehmer die Anschaffungskosten nur verteilt über die gewöhnliche Nutzungsdauer hinweg absetzen. Haben Arbeitnehmer sich ein Arbeitsgerät für mehr als 400 Euro nach dem 30. Juni gekauft, können sie im ersten und im letzten Jahr nur die halbe Abschreibung (Afa) absetzen. Für bestimmte Arbeitsmittel, welche eine private Nutzung seitens des Steuerpflichtigen nicht ausschließen, sieht die Gesetzgebung den Abzug eines Privatanteils vor. Beispielsweise wird bei Ausgaben für einen Computer ein Privatanteil von zumindest 40 Prozent unterstellt. Möchten Arbeitnehmer einen geringeren privaten Anteil berücksichtigt haben, müssen sie die geringere private Nutzung nachweisen.
4. Ab wann spricht man von einem Arbeitszimmer?
Ein häusliches Arbeitszimmer liegt vor, wenn es sich in der Privatwohnung, im privaten Wohnhaus oder auf demselben Grundstück befindet und von der Wohnung aus begehbar ist. Hierbei darf es sich nicht um ein Durchgangszimmer zu anderen privaten Räumen handeln. Weiters sollte die Aufbewahrung von privaten Gegenständen wie beispielsweise einem Fernseher, Gästebett oder herumliegenden Spielzeug der Kinder tunlichst vermieden werden, da dies die steuerliche Anerkennung eines Arbeitszimmers hindert.
5. Kann man die Einrichtung des Arbeitszimmers absetzen?
Die Einrichtungsgegenstände der Wohnung bzw. des Arbeitszimmers unterliegen dem Abzugsverbot, selbst wenn diese betrieblich bzw. beruflich genutzt werden oder normalerweise als Arbeitsmittel anzusehen wären (z. B. Bücherregale oder Schreibtische). Ausschließlich beruflich verwendbare Einrichtungsgegenstände wie beispielsweise ein Schreibtisch oder ein dazugehöriger Drehsessel sind steuerlich jedoch dann absetzbar, wenn sie gesondert (unabhängig von der übrigen Einrichtung beispielsweise anlässlich der Aufnahme der Berufstätigkeit) angeschafft werden. Typische Arbeitsmittel hingegen, wie Drucker und Faxgeräte, sind bei beruflicher Verwendung steuerlich immer abzugsfähig, auch wenn sie in Privaträumen oder einem nicht abzugsfähigen Arbeitszimmer verwendet werden.
6. Kann man für ein Arbeitszimmer die Miete anteilig absetzen?
Für die steuerliche Abzugsfähigkeit muss das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bilden. Der als Arbeitszimmer bestimmte Raum muss auch tatsächlich (nahezu) ausschließlich beruflich genutzt werden. Erfüllt ein Arbeitszimmer diese Voraussetzung, können Arbeitnehmer die Miete sowie die Betriebskosten anteilig absetzen. Hat der Steuerpflichtige eine Eigentumswohnung bzw. ein Haus erworben, können auch anteilige Finanzierungskosten (Zinsen für Darlehen) und eine anteilige Absetzung für Abnutzung steuermindernd berücksichtigt werden.
7. Ist es wichtig, wie viel Zeit man im Arbeitszimmer verbringt?
Ob das Arbeitszimmer den Tätigkeitsmittelpunkt darstellt, ist anhand des jeweiligen Berufsbilds individuell zu beurteilen. Beispielsweise bei Heimarbeitern, Heimbuchhaltern, Gutachtern oder Schriftstellern wird angenommen, dass ihr Arbeitszimmer den Mittelpunkt ihrer Tätigkeit darstellt. Bestimmt die außerhalb des Arbeitszimmers ausgeübte Komponente jedoch das Berufsbild, ist das Arbeitszimmer nicht Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit und daher nicht abzugsfähig. Dies betrifft unter anderem Lehrer, Richter, Vortragende sowie
Freiberufler mit auswärtiger Betriebsstätte. Koller: „In Zeiten von verordnetem Homeoffice lässt sich zum heutigen Stand
noch nicht sagen, ob die Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit eines Arbeitszimmers seitens der Gesetzgebung gelockert werden. In der aktuellen Rechtsprechung wird im Zweifelsfall beurteilt, ob das Arbeitszimmer in zeitlicher Hinsicht für mehr als die Hälfte der Tätigkeit genützt wird.“ Beispiel: Eine Heimbuchhalterin benötigt für ihre berufliche Tätigkeit einen Heimarbeitsplatz. Dazu nutzt sie ein 10 Quadratmeter großes Zimmer in einer 100 Quadratmeter großen Wohnung. Die Mietkosten der Wohnung belaufen sich auf 1000 Euro. Dementsprechend kann die Heimbuchhalterin jeden Monat 100 Euro anteilige Mietkosten absetzen.