Chatbots, die mit künstlicher Intelligenz (KI) funktionieren und den Arbeitsalltag erleichtern: Das ist keine Zukunftsvision, sondern vielfach schon gelebte Realität. Aber für welche Aufgaben lohnt es sich eigentlich, die Chatbots zu nutzen? Insider kennen sieben Wege, wie man mithilfe der digitalen Tools Zeit sparen und die Produktivität im Job steigern kann. Man unterscheidet:

  • Einfache Chatbots für unkomplizierte Dialoge z.B. Fragen.
  • Intelligente Chatbots, die dank KI lernfähig sind.
  • Hybride Chatbots, die eine Kombination aus einfachen und intelligenten Chatbots sind.

1. E-Mails formulieren

Wer kennt es nicht: Man hängt an einer E-Mail-Antwort fest und grübelt, wie die Bitte oder Forderung sich ausdrücken lässt, ohne unhöflich zu klingen. KI-Chatbots können eine ausführliche Antwort auf E-Mails vorformulieren, sagt Janis Hecker, Referent Künstliche Intelligenz beim deutschen Branchenverband Bitkom. Das geht zum Beispiel mit dem KI-Assistenten im Mailprogramm. Oder aber man nutzt einen externen Chatbot und kopiert die Mail, auf die man eine Antwort braucht, händisch in das Chatfenster. Zusätzlich benötigt der Chatbot eine kurze Anweisung (Prompt), um zu wissen, was er genau tun soll. Das könnte zum Beispiel sein „Schreibe eine freundliche Absage und schlage vor, einen neuen Termin im August zu vereinbaren“ oder auch „Bitte um ein neues Angebot mit einem Lieferdatum bis Ende Oktober“.

2. Ideen für Texte liefern

Ein KI-Chatbot kann ein guter Brainstorming-Partner zur Ideen-Findung sein. Mithilfe von KI-Chatbots lassen sich etwa Texte für Flyer erstellen, sagt Sören Schäfer, Mitarbeiter am gemeinnützigen August-Wilhelm Scheer Institut für digitale Produkte und Prozesse. Auch hier gilt: Dem Chatbot einen Prompt (kurze Anweisung) mit passenden Stichwörtern geben. Denkbar ist aber auch jegliche andere Art von Text. „Etwa Posts für Social-Media-Plattformen oder Protokolle aus kurzen Stichworten einer Besprechung“ so Hecker.

3. Texte zusammenfassen

Chatbots können helfen, Texte zusammenzufassen. Das kann an verschiedenen Stellen im Berufsalltag nützlich sein. „Aus einem langen Bericht kann die KI die wichtigsten Aussagen herausfiltern“, gibt Sören Schäfer ein Beispiel. Noch größer ist die Zeitersparnis bei fremdsprachigen Texten. Die Chatbots leisten nämlich gleichzeitig auch Übersetzungsarbeit.

4. Vorträge gliedern

Wer beruflich einen Vortrag oder eine Präsentation vorbereitet, kann einen KI-Chatbot nutzen und sich zum Beispiel Ideen für eine Gliederung geben lassen. „Das funktioniert besonders gut in einem Dialog, wie man ihn auch mit einer Kollegin oder einem Kollegen führen würde“, sagt Hecker. Etwa, indem man den ersten Vorschlag der KI kommentiert und fragt, ob nicht ein bestimmtes Unterthema noch aufgenommen werden sollte. „Man kommt so Schritt für Schritt zu einer Lösung, die nicht KI-generiert, sondern mit KI-Unterstützung erstellt ist.“

5. Terminfindung vereinfachen

Kolleginnen und Kollegen suchen nach einem Termin für eine größere Konferenz. Mit KI-Chatbots lässt sich das Prozedere vereinfachen. „Das funktioniert natürlich am besten, wenn die KI Zugriff auf die Kalender aller Beteiligten hat, etwa in einer Office-Umgebung“, sagt Hecker. Es ist aber auch machbar, wenn mehrere Personen Mails mit möglichen Terminen geschrieben haben. Dann kann man diese in einen Chatbot kopieren und die Anweisung erteilen „Finde einen Termin, an dem alle beteiligten Personen Zeit haben“.

6. Daten auswerten

Auch Daten, etwa aus einer Tabellenkalkulation, lassen sich in KI-Chatbots hochladen. Dann können Nutzerinnen und Nutzer zum Beispiel Fragen dazu stellen - etwa zur Umsatzentwicklung. Oder aber man bittet die KI, Auffälligkeiten zu suchen. Antworten geben die Chatbots in der Regel in Sekundenschnelle.

7. Bilder erstellen

Mit bestimmten Chatbots lassen sich nicht nur Texte erstellen, sondern auch Bilder. Dazu beschreibt man das gewünschte Ergebnis, etwa so: „Erstelle mir eine Bleistiftzeichnung eines Flugzeugs, das gerade vom Flughafen startet“. Je konkreter und genauer die Beschreibung, desto besser sei das Ergebnis, sagt Hecker. Mit solchen Bildern lassen sich etwa Geschäftsberichte oder Flyer illustrieren.

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