Wie schnell sollte man beispielsweise auf Mails antworten?
Man sollte sofort antworten, auch wenn man gar keine Antwort hat. Ein kurzes „Ok, ich kümmere mich“ oder „ich habe darauf jetzt noch keine Antwort“, weil dann weiß das Gegenüber – ok, die Mail ist angekommen und wurde gelesen.
Viele wechseln zwischen Handy und Laptop hin und her, dabei vergisst man schnell auf wichtige Mails zu antworten, weil sie als „gelesen“ markiert sind. Da verlieren sogar die Organisiertesten den Überblick. Wie kann man Ordnung in den Posteingang bringen?
Da habe ich eine einfache Methode, die nur sehr wenige kennen. Die Pin-Funktion im Mailprogramm, die eine rote Flagge als Symbol hat. Sie ist die beste und vor allem am wenigsten bekannte Funktion und hilft einem, nicht erledigte Mails zu markieren. Es ist extrem wichtig, diese kleine Hilfestellung, zu nutzen. Dann hat man einen viel besseren Überblick und übersieht auch keine wichtige Mail mehr.
Hat es die elektronische Post derzeit noch schwerer, gelesen zu werden, weil derzeit noch mehr digital stattfindet?
Ich glaube, es werden jetzt viel mehr E-Mails verschickt. Ich denke aber auch, dass sie besser sind, weil man eben weniger Zeit hat. Es ist automatisch so, dass man, wenn man viel schreiben muss, kürzer wird und schneller auf den Punkt kommt. Vielleicht hat es auch geholfen, Mails besser zu machen.
Wie entscheidet man, ob Mail oder Anruf besser geeignet sind?
Ich erzähle hier immer die Geschichte meines Chefs in einem großen deutschen Konzern, der mich vor zehn Jahren mit einer Mail verabschiedet hat, weil er keine Zeit für ein Treffen hatte. Das geht gar nicht. Es gibt E-Mails, die keine E-Mails sein dürfen. Ich finde, sobald es komplexer wird als eine Ja/Nein-Frage, ist der Anruf fast immer besser. Außer sie ist reine Information wie „hier die Notizen von gestern“.
